Tato politika je přijímána v souladu se Směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen jako „Směrnice“), a rovněž v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů, který Směrnici zapracovává do české legislativy.

Firemní kultura ROBE se vyznačuje otevřeností, přátelskostí a čestností. Jakékoliv osoby mají možnost oznámit možné protiprávní či jiné škodlivé jednání, které by mohlo mít mimo jiné vliv na podnikání či dobré jméno ROBE, bez obav z postihu a mohou si být jisty, že veškerá oznámení budou řádně prošetřena. ROBE všechna učiněná oznámení považuje za prostředek prevence a detekce škodlivého jednání, proto také mohou být všechna oznámení učiněna bez obav a předsudků.

Cílem této politiky je zajištění souladu s právními předpisy Evropské unie a České republiky a poskytnutí ochrany osobám – oznamovatelům, kteří učiní oznámení o jakémkoliv protiprávním jednání a případně také o jednání, které by mohlo mít vliv na podnikání či dobré jméno ROBE (dále jako „škodlivé jednání“).

Ochrana oznamovatele dle této politiky není určena pro stížnosti zaměstnanců či řešení běžných sporů mezi zaměstnanci.

DEFINICE POJMŮ

„Porušením“ se rozumí jednání nebo opomenutí, které je protiprávní, zejména porušení právních předpisů a interních předpisů, nebo maření jejich předmětu nebo účelu.

„Informacemi o porušení“ se rozumí informace, včetně důvodných podezření, o skutečných či možných porušeních, k nimž došlo nebo velmi pravděpodobně dojde ve společnosti ROBE (v níž oznamující osoba pracuje nebo pracovala) či v jiné společnosti/organizaci, s níž oznamující osoba je nebo byla v kontaktu na základě své pracovní činnosti, a o pokusech o utajení takových porušení.

„Oznámením“ se rozumí interní či externí ústní nebo písemné poskytnutí informací o porušení příslušné osobě ve společnosti ROBE.

„Oznamující osobou/Oznamovatelem“ se rozumí fyzická osoba, která oznámí či zveřejní informace o porušení, jež získala v souvislosti s činnostmi souvisejícími s prací.

„Prostředníkem“ se rozumí fyzická osoba, která pomáhá oznamující osobě při oznamování a jejíž pomoc by měla být důvěrná.

„Pracovním kontextem“ se rozumí pracovní činnosti, jejichž prostřednictvím oznamovatelé získají informace o porušení a v jejichž rámci by mohli být postiženi odvetnými opatřeními, pokud takové informace oznámí.

„Odvetnými opatřeními“ se rozumí přímé či nepřímé jednání nebo opomenutí, k němuž dochází v pracovním kontextu, které je vyvolané interním či externím oznámením nebo zveřejněním a které oznamující osobě působí nebo může způsobit neoprávněnou újmu.

„Následnými opatřeními“ se rozumí jakákoli opatření přijatá příjemcem oznámení za účelem posouzení pravdivosti tvrzení uvedených v oznámení a případně k řešení oznámeného porušení, mimo jiné prostřednictvím opatření, jako je interní šetření, vyšetřování, stíhání, opatření k zpětnému získání finančních prostředků a ukončení řízení.

OSOBNÍ PŮSOBNOST

Tato politika se vztahuje na oznamující osoby, které získaly informace o porušení v pracovním kontextu a mají status zaměstnance, praktikanta, stážisty, spolupracující osoby samostatně výdělečně činné, společníků a osob náležejících do správního, řídícího nebo dohledového orgánu ROBE, včetně nevýkonných členů, jakož i dobrovolníků a placených či neplacených stážistů, a veškerých osob, které pracují pod dohledem a podle pokynů zhotovitelů, subdodavatelů a dodavatelů ROBE.

Tato politika se rovněž vztahuje i na oznamující osoby, které oznamují nebo zveřejňují informace o porušení získané v rámci pracovního poměru, který mezitím skončil či osoby, jejichž pracovní poměr má teprve začít, jestliže byly informace o porušení získány během přijímacího řízení či jiných předsmluvních jednání.

Opatření na ochranu oznamovatelů se vztahují také případně na třetí osoby, které jsou spojeny s oznamovatelem a které by mohly být v pracovním kontextu vystaveny újmě (např. osoby blízké a kolegové dané osoby), či na právnické osoby, které oznamovatel vlastní, pracuje pro ně nebo je s nimi jinak spojen v pracovním kontextu.

Uvedené platí i pro veškeré pobočky/dceřiné společnosti ROBE.

VĚCNÁ PŮSOBNOST

Tato politika se vztahuje na oznámení týkající se protiprávního jednání, které vykazuje znaky trestného činu či přestupku.

Dále se tato politika vztahuje na oznámení, která se týkají porušení práva Unie, konkrétně těchto oblastí:

• zadávání veřejných zakázek;
• finanční služby, produkty a trhy a předcházení praní peněz a financování terorismu;
• bezpečnost a soulad výrobků s předpisy;
• bezpečnost dopravy;
• ochrana životního prostředí;
• radiační ochrana a jaderná bezpečnost;
• bezpečnost potravin a krmiv, zdraví a dobré životní podmínky zvířat;
• veřejné zdraví;
• ochrana spotřebitele;
• ochrana soukromí a osobních údajů a bezpečnost sítí a informačních systémů a
• porušení unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory.

V souladu s touto politikou je také možné oznámit jednání, které může mít negativní dopad na pověst a dobré jméno ROBE.

O možném škodlivém jednání se oznamovatel musí dozvědět v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností/v pracovním kontextu.

Účelem těchto zásad není zpochybňování přijatých obchodních či finančních rozhodnutích přijatých ROBE či řešení záležitostí, které jsou upraveny interními předpisy ROBE.

ZÁSADY OCHRANY OZNAMUJÍCÍCH OSOB

Oznamující osoby, které mají podezření, že by mohlo dojít/došlo ke škodlivému jednání dle této politiky, mají možnost toto své podezření oznámit bez obav z jakýchkoliv negativních důsledků. Podmínkou ochrany je, že oznámení oznamující osoba učinila v dobré víře. Smyšlené informace oznámené v úmyslu poškodit jiného nemohou požívat ochrany. Rovněž nemohou požívat ochrany oznámení učiněná v úmyslu získat pro sebe či jinou osobu prospěch (např. snaha předejít neprodloužení pracovního poměru, výpovědi z pracovního poměru apod.).

Všechna oznámení o možném škodlivém jednání budou ze strany ROBE prošetřena důvěrně, spravedlivě, objektivně a v přiměřené lhůtě.

Oznamující osoby mají nárok na ochranu podle této politiky v případě, že:

• měly oprávněné důvody se domnívat, že oznámené informace o porušení byly v době oznámení pravdivé a že tyto spadaly do oblasti působnosti této politiky; a
• podaly oznámení interně či externě v souladu s touto politikou.

Jakákoliv odvetná opatření proti oznamovatelům jsou zakázána. Zejména se jedná o tato odvetná opatření:

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou;
• zrušení pracovního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti;
• odvolání z vedoucího místa;
• snížení mzdy;
• diskriminace;
• přeložení nebo převedení na jinou práci;
• neumožnění odborného rozvoje;
• změna rozvržení pracovní doby;
• výpověď nebo odstoupení od smlouvy;
• zásah do práva na ochranu osobnosti;
• další.

POSTUP OZNAMOVÁNÍ

ROBE preferuje oznamování prostřednictvím interních kanálů. Uvedené platí v případě, že porušení lze účinně řešit interně a pokud se oznamující osoba domnívá, že nehrozí odvetná opatření.

Příslušnou osobou pro přijímání oznámení je:

Ing. Kateřina Galusová
tel.: 605 223 626
e-mail: katerina.galusova@robe.cz
adresa pro zasílání listinné pošty: ROBE lighting s.r.o., Ing. Kateřina Galusová, Palackého 416, Valašské Meziříčí

a

David Orság
tel.: 571 669 285
e-mail: david.orsag@robe.cz
adresa pro zasílání listinné pošty: ROBE lighting s.r.o., David Orság, Palackého 416, Valašské Meziříčí

Oznamovatel se na příslušnou osobu může obrátit písemně, ústně či jiným systémem hlasových zpráv. Oznamovatel může požádat o podání oznámení rovněž prostřednictvím osobní schůzky.

Ve všech případech podání oznámení je nutno označit obálku/uvést v předmětu e-mailu či datové zprávy/oznámit, že se jedná o „Whistleblowing“, aby bylo zřejmé ještě před vyjevením samotného obsahu oznámení, že se jedná o oznámení dle této politiky.

Příslušná osoba oznamovateli poskytne potvrzení o přijetí oznámení a to do 7 dnů ode dne jeho učinění. Vhodný způsob poskytnutí potvrzení zvolí příslušná osoba.

Příslušná osoba může po oznamovateli žádat další informace a poskytovat ji zpětnou vazbu. Zpětná vazba je oznamovateli poskytnuta v přiměřené lhůtě, která by neměla překročit tři měsíce, pokud se jedná o oznámení podle této politiky.

Příslušná osoba bude spolupracovat s dotčenými pracovišti, aby došlo k co nejefektivnějšímu prošetření oznámení, a veškeré dotčené osoby seznámí s touto politikou a požadavky na ochranu oznamovatele včetně prevence jakékoliv formy represe.

V případě, že počáteční šetření příslušné osoby potvrdí možné nezákonné, resp. škodlivé jednání, informuje o tomto generálního ředitele ROBE.

Příslušná osoba provede důkladné prošetření oznámení, a to s přihlédnutím k obsahu oznámení, dostupných důkazů a možností samotného prošetření. Proces prošetření:

• bude spravedlivý;
• bude důvěrný;
• bude efektivní;
• bude nezávislý na osobách, kterých se oznámení týká;
• posoudí dostatečnost či nedostatečnost důkazů pro prokázání pravdivosti oznámení;
• bude ctít presumpci neviny.

Příslušná osoba výsledky svého šetření sdělí generálnímu řediteli ROBE, který rozhodne o konečném řešení.

Totožnost oznamující osoby nebude sdělena bez jejího výslovného souhlasu nikomu vyjma oprávněných pracovníků příslušných k přijímání oznámení nebo následných opatření. Totéž se vztahuje i na jakékoliv další informace, z nichž by mohla být přímo či nepřímo vyvozena totožnost oznamující osoby. Uvedené informace však mohou být zveřejněny v souvislosti s vyšetřováním vedeným příslušnými orgány nebo soudním řízením.

Oznamovatel by se měl ujistit o tom, že má důvodné podezření na jednání, které hodlá oznámit. Pouhé tvrzení bez jakýchkoliv důkazů či podrobnějších informací není dostatečné k prokázání pochybení.

Oznamovatel může zůstat v anonymitě, avšak v tomto případě bude prošetření obtížné, pokud oznamovatel neposkytne další informace a případné důkazy.

Pokud má oznamovatel obavy z jakékoliv represe ze strany ROBE, sdělí své obavy příslušné osobě.

Aby bylo možno zajistit ochranu oznamovatele dle této politiky, musí oznamovatel své oznámení učinit prostřednictvím příslušné osoby.

Pokud si oznamovatel není jist ohledně svých práv či předmětu oznámení nebo si nepřeje podat oznámení přímo ROBE, může jej podat prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jakékoliv zpracování osobních údajů prováděné podle těchto zásad bude prováděno v souladu s platnými právními předpisy Evropské unie a České republiky.